Como fazer um orçamento profissional

Resumo

1. Visita o local, mede e confirma o que o cliente quer.
2. Divide o trabalho em linhas: deslocação, mão de obra, materiais.
3. Põe o IVA certo em cada linha.
4. Escreve as condições: validade, pagamento, prazo e o que não está incluído.
5. Envia no próprio dia e combina como o cliente aceita.

1. O que um orçamento deve ter

Não há um formato obrigatório por lei para um orçamento, mas um orçamento profissional tem sempre estes elementos:

• Os teus dados: nome ou empresa, NIF, morada, telefone e email.
• Os dados do cliente: nome, contacto e a morada da obra. O NIF não é obrigatório no orçamento, mas vais precisar dele para a fatura.
• Número e data, para o encontrares depressa e o cliente saber a que proposta se refere.
• Validade, por exemplo 15 ou 30 dias.
• Descrição do trabalho, numa ou duas frases.
• Linhas com descrição, quantidade, unidade, preço unitário e taxa de IVA.
• Totais: subtotal sem IVA, IVA por taxa e total.
• Condições: forma de pagamento, prazo de execução e o que não está incluído.

2. Visitar, medir e perguntar

Um orçamento feito por telefone erra quase sempre. Se puderes, visita o local, mede e tira fotografias. Pergunta ao cliente o que espera do resultado, se já tem os materiais escolhidos e se há prazo.

Se a visita tem custo, diz isso antes de ires e indica se o valor é descontado caso o trabalho avance.

3. Calcular a mão de obra

Há duas formas comuns:

• Por hora: horas estimadas × o teu preço por hora. Funciona bem em reparações e trabalhos pequenos.
• Por unidade: preço por m², por metro ou por ponto. Funciona bem em pintura, pavimentos ou instalações, e o cliente compara com facilidade.

Para chegar ao teu preço por hora, soma o que precisas de ganhar por mês, os custos fixos (carrinha, combustível, seguros, ferramentas, contabilidade, Segurança Social) e divide pelas horas que consegues faturar, que são sempre menos do que as horas que trabalhas.

4. Materiais e deslocação

Põe os materiais em linhas próprias, com marca e modelo quando o cliente os vai comparar. Separar materiais e mão de obra também é necessário para aplicar o IVA certo nas obras em casas de habitação.

A deslocação pode ser uma linha fixa. Se o cliente fornece o material, cobra só a mão de obra e escreve isso no orçamento.

5. Pôr o IVA certo

Na maior parte dos serviços aplica-se a taxa normal de 23%. Nas obras de reparação, remodelação ou conservação em casas de habitação aplica-se 6%, com regras próprias para os materiais. Se estás no regime de isenção do art. 53.º, não cobras IVA.

Explicamos tudo, com exemplos, no guia IVA no orçamento: 6%, 13% e 23%.

6. Escrever as condições

As condições evitam a maioria das discussões no fim do trabalho:

• Pagamento: por exemplo, 30% na adjudicação e o resto no fim, ou por fases em obras maiores.
• Prazo: quando começas e quanto tempo demora.
• Não incluído: abertura e fecho de paredes, pintura, licenças, remoção de entulho, o que se aplicar.
• Trabalhos a mais: orçamentados à parte e só feitos depois de o cliente aprovar.

7. Enviar e fazer seguimento

Envia o orçamento no próprio dia ou no dia seguinte, enquanto o cliente ainda tem o assunto presente. Um PDF por WhatsApp ou email funciona; um link onde o cliente aprova com um toque funciona melhor, porque ficas com a aceitação registada.

Se não tiveres resposta em três ou quatro dias, pergunta se ficou alguma dúvida. Muitas vezes o cliente só se esqueceu.

8. Orçamento, fatura pró-forma e fatura

• Orçamento: a proposta de preço, antes do trabalho. Não substitui a fatura.
• Fatura pró-forma: um documento de informação, usado sobretudo para pedir um pagamento antecipado. Também não substitui a fatura.
• Fatura ou fatura-recibo: o documento fiscal, emitido num programa certificado ou no Portal das Finanças, depois de prestares o serviço ou receberes o pagamento.

Modelos de orçamento por profissão

Cada modelo tem as linhas habituais da profissão, exemplos com IVA e um PDF para imprimir:

• Modelo de orçamento para canalizador
• Modelo de orçamento para eletricista
• Modelo de orçamento para obras e remodelação
• Modelo de orçamento para pintura
• Modelo de orçamento para ar condicionado e climatização